​企業視訊會議該注意哪些禮儀讓會議更有效率

視訊已是企業必備系統工具，在混合辦公、居家上班、遠距協作成為常態現在，而企業正式的視訊會議該注意哪些視訊禮儀，才能更有效率進行呢?

視訊會議禮儀

正式的視訊會議，與一般的視訊討論、遠距協作不同，與會人數通常較多，通常高階主管也參與其中；由於視訊在日常生活中，也是隨處可見的存在；像是透過社交軟體隨興的和親友聊天，是很輕鬆自在沒有拘束的，但若是作為公事使用來參加正式會議，會須要注意更多禮節來顧慮對方的感受，並且提高視訊會議的效率。

您也可以將公司的會議禮儀，搭配視訊特性，延伸出屬於自己公司的視訊規則和文化。以下是儀特科技認為在企業正式的視訊會議前後，為了讓會議能順暢進行，應該要注意的視訊禮儀及相關事項:

視訊會議前的準備

預約視訊會議的時間並於會議前再次提醒

確定視訊會議時間後，建議立即Mail發信告知召開視訊的時間，以供與會者排入行程。在會議前日再次提醒告知會議如期舉行，避免與會者因忙碌遺忘，確保視訊會議能順利召開。

事前整理好會議要分享畫面的資料

視訊會議的進行，除了口頭彙報外，最重要的就是畫面共享資料；在會議前先將要分享的資料開啟並熟悉分享操作，可以讓自己的報告更順暢專業有效率，避免一邊口頭報告，另一邊還在找相關檔案、等軟體開啟甚至尋找如何分享畫面功能而手忙腳亂。

挑選與會環境

如果不是在專用的視訊會議室進行會議，盡量選擇單純安靜的封閉空間，或是靠牆面為背景；若為小團體透過單一視訊系統同時與會，透過全向性麥克風收放音，在吵雜環境下可能超過消噪功能負荷，或最大音量仍聽不清楚對方聲音，導致難以順暢溝通。
即便個人與會可以帶上耳麥避免周遭環境吵雜，若在開放空間進行會議，畫面上有可能會出現許多人進出的畫面，容易導致其他與會者分心或產生隱私問題；選擇靠牆的視訊角度參與會議，可以免除許多問題。
另外也需要注意光線問題，避免背光或在光源不足的環境進行視訊；背光讓對方看不清楚您的面容，也有可能因為過亮的光源導致其他與會者眼睛不舒服。而過低的光源可能會有畫質變差、延遲的問題發生，為了維持視訊會議的品質，確保空間光線充足才能擁有更好的視訊體驗。

提前確認設備與網路功能正常

使用的視訊系統、設備是每天經常使用的較不須擔心；若是一段時間才會使用一次的視訊會議室或公用設備，會建議提前進行測試，確認系統設備與各項功能正常，避免會議開始時才發現問題，導致沒有時間進行故障排除而耽誤到視訊會議的進行。

注意服裝儀容

在公司視訊會議室進行會議較不用擔心，但若是居家辦公的與會者就須要特別注意了。參與正式會議，即便在家中也應該穿著全套正式服裝，不要認為只會拍到上半身，下半身就隨便穿，很難預料會議當下有哪些狀況須要起身而露餡。另外盡量避免格子、橫條太密集的服裝，避免鏡頭和顯示器產生屏閃問題。
視訊會議除了均分畫面配置和分享電腦畫面以外，放大發言者畫面的機會是很高的；若視訊畫面人像距離較近，很容易看見臉上的各種細節。若居家辦公參與會議，須注意臉部清潔與妝容等問題。

提早入會，預留排除意外的時間

如果可以，提早20~30分鐘入會，除了可以留下好印象，更能避免意外且留下餘裕因應的時間。把入會時間抓的太準，容易匆匆忙忙的開始會議，無論是對於其他與會者的觀感或是自身參與會議的狀態都不甚理想。

視訊會議中該注意的事情

安排視訊會議主持人主導會議進程

視訊會議比一般會議更需要主持人，包含控制會議節奏、進程，甚至管理、控制人員與會設定，都是為了讓會議能更順暢進行，更有效率。

確認鏡頭構圖並注視畫面

正式的視訊會議，會希望有接近實際面對面溝通的效果，因此拍攝的角度距離、動作、姿態表情、眼神的交流都是視訊會議中希望能清楚傳遞的影像訊息。可以試著讓鏡頭接近螢幕中間，這樣能讓其他與會者感到您正對著他說話，更有更多良好的互動感受。

沒發言時按下靜音，避免發言者被干擾

當自己為主講者時，若其他與會者一直傳來別人的說話聲，應該很難專心表達自己要傳達的事情吧；因此在不該是自己發言時，保持安靜是會議報告上的ㄧ種尊重。為了避免意外或環境音，還是建議按下靜音，待自己發言時再開啟，可避免突然發生的環境聲音干擾會議進行。

避免被其他事情打斷會議

混合式辦公讓視訊會議用有更多可能性，從原本的視訊會議室到小空間、開放空間和居家房間等，這些場景不是單純為了會議目的而設置的，有可能有人路過、不知道會議正在進行的人，要求你去做其他事情等等……無法預測的情況干擾會議進行。若您居家辦公，可以在房間門口掛上請勿打擾的牌子提醒家人，或用其他方式告知自己在進行重要會議無法離開。

若有需求，確認錄影是否順利進行

在視訊會議中，如果有錄影的權限，記得注意是否錄影功能有正常運作；即便在會議上有錯失掉的訊息，也可以在事後從錄影確認。這樣能夠讓您專心在聆聽視訊會議的內容上，而不用分心將精神都放在紀錄筆記上。

視訊會議後的部分

會議結束後確實退出視訊連線

當視訊會議一結束時，可能緊張的精神一放鬆，就忘記退出視訊會議連線與關掉鏡頭。這樣的事情無論是在企業的視訊會議事或居家辦公時都時有耳聞；若在尚未退出時，無意間就說了閒言碎語或沒意識的在鏡頭前無意識的被觀看，都是令人尷尬的。因此要記得完整的退出視訊會議連線，以及確認鏡頭停止運作，才是真正的結束視訊會議。

確認會議錄影檔案和整理會議紀錄

在結束會議連線後，立即確認錄影影片是否證確存取，並且透過影片回放整理會議紀錄重點，即使被人詢問”這次的視訊會議有哪些內容?” 也可以在短時間內清楚表達，讓視訊會議的效果更勝於傳統會議效率。